Comprovia

De verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens, in de zin van Wet 172-13 inzake de integrale bescherming van persoonsgegevens van de Dominicaanse Republiek, is:

Er is geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat het toepasselijke Dominicaanse recht hiertoe geen uitdrukkelijke wettelijke verplichting oplegt.

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met Wet 172-13 inzake de integrale bescherming van persoonsgegevens en de overige toepasselijke Dominicaanse privacywetgeving.

De verwerking vindt plaats voor:

• Het leveren van onze SaaS-diensten voor elektronische facturering
• Uitvoering van de dienstenovereenkomst
• Waarborging van IT-beveiliging
• Verbetering van ons aanbod

3.1 Registratie- en accountgegevens

• Naam
• E-mailadres
• Wachtwoord (gehasht opgeslagen)
• Bedrijfsgegevens (bijv. bedrijfsnaam, adres, RNC-fiscaalnummer)

Doel: accountbeheer en gebruik van de applicatie

Rechtsgrondslag: uitvoering van de dienstenovereenkomst met de gebruiker

3.2 Factuur- en zakelijke gegevens

• Namen en adressen van klanten, leveranciers en zakenpartners
• E-mailadressen en telefoonnummers
• RNC en andere fiscale identificatienummers
• Factuur- en betalingsgegevens (bedragen, bankgegevens, betalingsstatus)
• Omschrijvingen van prestaties en e-NCF-comprobantenummers
• Medewerkergegevens (voor zover vermeld op facturen of documenten)

Doel: aanmaken, valideren, ondertekenen en indienen van elektronische fiscale comprobantes (e-CF) bij de DGII

Rechtsgrondslag:

• uitvoering van de dienstenovereenkomst met de gebruiker
• gerechtvaardigd belang bij het leveren van het SaaS-platform

3.3 Technische gebruiksgegevens

• IP-adres
• Datum en tijdstip van toegang
• Browser- en apparaatinformatie
• Aanmeldingstijdstippen en activiteitslogboeken
• Logbestanden

Doel: operationele beveiliging, foutanalyse, misbruikdetectie

Rechtsgrondslag: gerechtvaardigd belang bij de operationele beveiliging van het platform

Voor de technische uitvoering van de dienst maken wij gebruik van de volgende verwerkers, waarmee verwerkersovereenkomsten zijn gesloten:

Met alle dienstverleners bestaan verwerkersovereenkomsten. Voor zover een aanbieder gegevens buiten de Dominicaanse Republiek verwerkt, vindt de doorgifte uitsluitend plaats op basis van passende contractuele waarborgen.

Bij gebruik van de OCR-conversiefunctie voor inkoopfacturen worden geüploade factuurdocumenten (PDF of afbeeldingsbestanden) voor automatische extractie van factuurgegevens doorgestuurd naar de API van OpenAI, Inc., VS.

Daarbij kunnen persoonsgegevens worden overgedragen die in het document zijn opgenomen (bijv. namen, adressen, RNC-fiscaalnummer, betalingsgegevens).

OpenAI gebruikt API-invoer niet voor het verbeteren of trainen van modellen. Volgens eigen opgave van OpenAI worden gegevens na maximaal 30 dagen verwijderd.

De doorgifte vindt plaats op basis van passende contractuele waarborgen voor internationale gegevensdoorgifte.

Rechtsgrondslag: uitvoering van de dienstenovereenkomst.

Meer informatie: openai.com/policies/privacy-policy

Voor de technische validatie van elektronische fiscale comprobantes (e-CF) controleren wij de XML-structuur van het document aan de hand van de door de DGII gepubliceerde schema's (XSD). De validatie vindt server-zijdig plaats. De in de comprobantes opgenomen gegevens worden technisch gecontroleerd vóór ondertekening en verzending.

Rechtsgrondslag: uitvoering van de dienstenovereenkomst.

Voor de verwerking van abonnementen en betalingen maken wij gebruik van Stripe Payments.

Betalingsgegevens (bijv. naam, factuuradres, betalingsinformatie) worden rechtstreeks door Stripe verwerkt. Comprovia slaat geen volledige betalingsgegevens op.

Rechtsgrondslag: uitvoering van de dienstenovereenkomst.

Meer informatie: stripe.com/nl/privacy

Voor zover u toestemming hebt gegeven, maken wij gebruik van Google Analytics, een webanalysedienst van Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland.

Google Analytics gebruikt cookies die een analyse van het gebruik van onze website mogelijk maken. Wij hebben IP-anonimisering geactiveerd, zodat uw IP-adres vóór opslag wordt ingekort.

Rechtsgrondslag: uw toestemming.

Een gegevensoverdracht naar Google-servers in het buitenland kan niet worden uitgesloten. Deze vindt plaats op basis van passende contractuele waarborgen. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken via de cookie-instellingen.

Meer informatie: policies.google.com/privacy

Wij gebruiken:

• Technisch noodzakelijke cookies (login, sessie, beveiliging)
• Analyse- of statistiekcookies (alleen na toestemming)

Technisch noodzakelijke cookies: gerechtvaardigd belang bij een veilige werking van het platform

Analyse-/statistiekcookies: uw toestemming

Persoonsgegevens worden alleen bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst of zolang wettelijke bewaarplichten van de Dominicaanse Republiek van toepassing zijn (met name op grond van het belastingwetboek en de DGII-regelgeving inzake elektronische fiscale comprobantes).

Factuur- en accountgegevens worden bewaard zolang een actief account bestaat.

Gegevenswissing na opzegging

Na opzegging van het gebruikersaccount of beëindiging van de gebruiksovereenkomst stellen wij u uw opgeslagen documenten en gegevens gedurende een periode van 30 kalenderdagen ter beschikking voor download.

• Wij informeren u uiterlijk 7 dagen voor het verstrijken van deze termijn per e-mail over de aankomende gegevenswissing.
• Na het verstrijken van de 30-daagse termijn worden alle opgeslagen gegevens en documenten onherroepelijk verwijderd. Herstel is technisch niet mogelijk.
• De wissing wordt intern vastgelegd.

Let op: Comprovia slaat uw documenten op gedurende de actieve accountperiode. U bent als gebruiker zelf verantwoordelijk voor het naleven van uw fiscale en handelsrechtelijke bewaarplichten jegens de DGII en andere Dominicaanse autoriteiten. Wij raden aan regelmatig eigen back-ups te maken buiten het platform.

Voor zover wettelijke bewaarplichten aan onze zijde onmiddellijke wissing in de weg staan, worden de betreffende gegevens bewaard tot het verstrijken van deze plicht en daarna onverwijld gewist.

In het kader van het gebruik van Comprovia verwerken wij persoonsgegevens in opdracht van onze klanten. De bijbehorende verwerkersovereenkomst (DPA) maakt deel uit van de gebruiksovereenkomst.

Met registratie en gebruik van het platform stemt u elektronisch in met de DPA. De DPA (Comprovia – Data Processing Agreement (DPA)) is na registratie beschikbaar in het gebruikersgebied van het platform.

De DPA regelt in het bijzonder de aard, omvang en het doel van de verwerking, de ingeschakelde subverwerkers en de toegepaste technische en organisatorische maatregelen (TOM).

U heeft de volgende rechten (ARCO-rechten, erkend door Wet 172-13 inzake de integrale bescherming van persoonsgegevens):

• Recht op inzage in uw persoonsgegevens
• Recht op rectificatie van onjuiste gegevens
• Recht op bijwerking van uw gegevens
• Recht op annulering of verwijdering van uw gegevens
• Recht van bezwaar tegen de verwerking
• Recht om een gegeven toestemming in te trekken

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen via: info@xrechnungs.de

U heeft het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde autoriteit voor de bescherming van persoonsgegevens van de Dominicaanse Republiek, of de constitutionele Habeas Data-procedure te voeren bij de bevoegde Dominicaanse rechtbanken.

Wij passen passende technische en organisatorische maatregelen toe, in het bijzonder:

• TLS/HTTPS-versleuteling van alle gegevensoverdrachten
• Tweefactorauthenticatie (2FA) voor systeemtoegang
• Rolgebaseerde toegangscontrole
• Logische scheiding van gebruikersgegevens per tenant
• Versleutelde gegevensback-ups
• Monitoring en logging van beveiligingsrelevante gebeurtenissen
• Regelmatige beveiligingsupdates

De volledige beschrijving van onze technische en organisatorische maatregelen (TOM) is te vinden in de bijlage van de DPA.

Ondanks alle technische en organisatorische maatregelen kan absolute bescherming van gegevens tegen toegang door derden niet volledig worden gegarandeerd.

Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming, inclusief profilering, plaats die zonder menselijke tussenkomst rechtsgevolgen voor de gebruiker heeft.

Deze privacyverklaring kan indien nodig worden aangepast. De actuele versie is te allen tijde op deze pagina beschikbaar. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u per e-mail.