Comprovia

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne des Gesetzes 172-13 zum umfassenden Schutz personenbezogener Daten der Dominikanischen Republik ist:

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da nach dem anwendbaren dominikanischen Recht keine ausdrückliche gesetzliche Verpflichtung dazu besteht.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit dem Gesetz 172-13 zum umfassenden Schutz personenbezogener Daten sowie den geltenden dominikanischen Datenschutzbestimmungen.

Die Verarbeitung erfolgt zur:

• Bereitstellung unserer SaaS-Dienste zur elektronischen Rechnungsstellung
• Erfüllung des Dienstleistungsvertrags
• Gewährleistung der IT-Sicherheit
• Verbesserung unseres Angebots

3.1 Registrierungs- und Accountdaten

• Name
• E-Mail-Adresse
• Passwort (gehasht gespeichert)
• Unternehmensdaten (z. B. Firmenname, Anschrift, RNC-Steuernummer)

Zweck: Accountverwaltung und Nutzung der Anwendung

Rechtsgrundlage: Erfüllung des Dienstleistungsvertrags mit dem Nutzer

3.2 Rechnungs- und Geschäftsdaten

• Namen und Anschriften von Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern
• E-Mail-Adressen und Telefonnummern
• RNC und andere steuerliche Identifikationsnummern
• Rechnungs- und Zahlungsdaten (Beträge, Bankverbindungen, Zahlungsstatus)
• Leistungsbeschreibungen und e-CF-Belegnummern
• Mitarbeiterdaten (soweit auf Rechnungen oder Dokumenten angegeben)

Zweck: Erstellung, Validierung, Signierung und Übermittlung elektronischer Steuerbelege (e-CF) an die DGII

Rechtsgrundlage:

• Erfüllung des Dienstleistungsvertrags mit dem Nutzer
• Berechtigtes Interesse an der Bereitstellung der SaaS-Plattform

3.3 Technische Nutzungsdaten

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Browser- und Geräteinformationen
• Login-Zeitpunkte und Aktivitätsprotokolle
• Logfiles

Zweck: Betriebssicherheit, Fehleranalyse, Missbrauchserkennung

Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an der Betriebssicherheit der Plattform

Zur technischen Bereitstellung des Dienstes setzen wir folgende Auftragsverarbeiter ein, mit denen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung bestehen:

Mit allen Dienstleistern bestehen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung. Sofern ein Anbieter Daten außerhalb der Dominikanischen Republik verarbeitet, erfolgt die Übermittlung ausschließlich auf Grundlage angemessener vertraglicher Garantien.

Bei Nutzung der OCR-Konvertierungsfunktion für Einkaufsrechnungen werden hochgeladene Rechnungsdokumente (PDF oder Bilddateien) zur automatischen Extraktion von Rechnungsdaten an die API von OpenAI, Inc., USA übermittelt.

Dabei können personenbezogene Daten übertragen werden, die im Dokument enthalten sind (z. B. Namen, Anschriften, RNC-Steuernummer, Zahlungsdaten).

OpenAI verwendet API-Eingaben nicht zur Verbesserung oder zum Training von Modellen. Die Daten werden nach eigenen Angaben von OpenAI nach maximal 30 Tagen gelöscht.

Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage angemessener vertraglicher Garantien für die internationale Datenübermittlung.

Rechtsgrundlage: Erfüllung des Dienstleistungsvertrags.

Weitere Informationen: openai.com/policies/privacy-policy

Zur technischen Validierung elektronischer Steuerbelege (e-CF) prüfen wir die XML-Struktur des Dokuments anhand der von der DGII veröffentlichten Schemata (XSD). Die Validierung erfolgt serverseitig. Die im Beleg enthaltenen Daten werden vor Signierung und Übermittlung technisch geprüft.

Rechtsgrundlage: Erfüllung des Dienstleistungsvertrags.

Zur Abwicklung von Abonnements und Zahlungen verwenden wir Stripe Payments.

Zahlungsdaten (z. B. Name, Rechnungsadresse, Zahlungsinformationen) werden direkt durch Stripe verarbeitet. Comprovia speichert keine vollständigen Zahlungsdaten.

Rechtsgrundlage: Erfüllung des Dienstleistungsvertrags.

Weitere Informationen: stripe.com/de/privacy

Sofern Sie eingewilligt haben, nutzen wir Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Google Analytics verwendet Cookies, die eine Analyse der Benutzung unserer Website ermöglichen. Wir haben die IP-Anonymisierung aktiviert, sodass Ihre IP-Adresse vor der Speicherung gekürzt wird.

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung.

Eine Datenübermittlung an Google-Server im Ausland kann nicht ausgeschlossen werden. Diese erfolgt auf Grundlage angemessener vertraglicher Garantien. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

Weitere Informationen: policies.google.com/privacy

Wir verwenden:

• Technisch notwendige Cookies (Login, Session, Sicherheit)
• Analyse- oder Statistik-Cookies (nur nach Einwilligung)

Technisch notwendige Cookies: berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb der Plattform

Analyse-/Statistik-Cookies: Ihre Einwilligung

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten der Dominikanischen Republik bestehen (insbesondere nach dem Steuergesetzbuch und den DGII-Vorschriften zu elektronischen Steuerbelegen).

Rechnungs- und Accountdaten bleiben gespeichert, solange ein aktiver Account besteht.

Datenlöschung nach Kündigung

Nach Kündigung des Nutzerkontos oder Beendigung des Nutzungsvertrags stellen wir Ihnen Ihre gespeicherten Dokumente und Daten für einen Zeitraum von 30 Kalendertagen zum Download bereit.

• Wir informieren Sie spätestens 7 Tage vor Ablauf dieser Frist per E-Mail über die bevorstehende Datenlöschung.
• Nach Ablauf der 30-tägigen Frist werden alle gespeicherten Daten und Dokumente unwiderruflich gelöscht. Eine Wiederherstellung ist technisch nicht möglich.
• Die Löschung wird intern protokolliert.

Bitte beachten Sie: Comprovia speichert Ihre Dokumente für die Dauer der aktiven Kontonutzung. Sie sind als Nutzer allein verantwortlich für die Einhaltung Ihrer steuerlichen und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten gegenüber der DGII und anderen dominikanischen Behörden. Wir empfehlen, regelmäßig eigene Sicherungskopien außerhalb der Plattform anzufertigen.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten auf unserer Seite einer sofortigen Löschung entgegenstehen, werden betreffende Daten bis zum Ablauf dieser Pflicht gespeichert und anschließend unverzüglich gelöscht.

Im Rahmen der Nutzung von Comprovia verarbeiten wir personenbezogene Daten im Auftrag unserer Kunden. Die entsprechende Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) ist Bestandteil des Nutzungsvertrags.

Mit der Registrierung und Nutzung der Plattform stimmen Sie der AVV elektronisch zu. Die AVV (Comprovia – Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV)) ist nach der Registrierung im Nutzerbereich der Plattform abrufbar.

Die AVV regelt insbesondere Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung, die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter sowie die angewandten technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM).

Sie haben die folgenden Rechte (ARCO-Rechte gemäß dem Gesetz 172-13 zum umfassenden Schutz personenbezogener Daten):

• Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten
• Recht auf Aktualisierung Ihrer Daten
• Recht auf Löschung Ihrer Daten
• Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info@xrechnungs.de

Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzbehörde der Dominikanischen Republik zu beschweren oder das verfassungsrechtliche Habeas-Data-Verfahren vor den zuständigen dominikanischen Gerichten einzuleiten.

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, insbesondere:

• TLS/HTTPS-Verschlüsselung aller Datenübertragungen
• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für Systemzugänge
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle
• Logische Mandantentrennung der Nutzerdaten
• Verschlüsselte Datensicherungen
• Monitoring und Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse
• Regelmäßige Sicherheitsupdates

Die vollständige Beschreibung unserer technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) ist in der Anlage zur AVV abrufbar.

Trotz aller technischen und organisatorischen Maßnahmen kann ein absoluter Schutz der Daten vor Zugriffen Dritter nicht vollständig garantiert werden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling, die ohne menschliches Eingreifen Rechtswirkung gegenüber dem Nutzer entfaltet, findet nicht statt.

Diese Datenschutzerklärung kann bei Bedarf angepasst werden. Die jeweils aktuelle Version ist jederzeit auf dieser Seite abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie per E-Mail.